a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. kerugian asas desentralisasi. a) pekerjaan akan terlalu bebas.
ASAS PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTORpelaksanaan pekerjaan yang dapat diorganisasikan dilakukan dengan berpedoman pada 3 asas, yaitu sebagai berikut1. Asas sentralisasi Pemusatan desentralisasi Pemencaran3. Asas gabungan atau Kombinasi antara sentralisasi dengan Asas Sentralisasi Pemusatan Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi unit khusus yang khusus menangani pekerjaan kantor atau pegangan informasi. Misalnya, bagian tata usaha/bagian sekretariat schingga unit-unit pelaksanaan tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan dari pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan sepertiaPenggandaanbPengelolaan arsipcPengetikan surat dan lain-lainAsas sentralisasi bagi pekerjaan berkaitan dengan spesialisai atau pengkhususan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh petugas secara terus atau keuntunganpenerapan asas sentralisasi adalaha. Mudah menyeragamkan cara kerjab. Mudah melakukan pengawasanc. Penggunaan perabot dan peralatan kantor lebih bisa dihemat. d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantore. Penggunaan Tenaga Kerja Lebih Fleksibel
MendiskripsikanFungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator : 1.1 Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran 1.2 Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 1.3 Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 1.4 Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan
- Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan - Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. - Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi - Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. - Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. Pengawasan Perkantoran Office controlling Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi - Penggunaan peralatan dan perabot kantor - Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor - Kualitas pekerjaan kantor - Pelayanan kantor - Waktu - Biaya perkantoran B. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. C. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan- kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap- tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. EVALUASI LATIHAN SOAL 1. Sebutkan ruang lingkup administrasi? 2. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor 3. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Perencanaan Perkantoran office planning, Pengorganisasian Perkantoran office organizing, Pengarahan Perkantoran Office Actuating, Pengawasan Perkantoran Office controlling 2. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama 3. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat dan Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit SOAL 1. Jelaskan pengertian administrasi? 2. Sebutkan unsur administrasi? 3. Jelaskan pengertian dari manajemen dan relasi publik? 4. Sebutkan fungsi manajemen menurut Luther M Gullick? 5. Jelaskan pengertian dari actuating dan controlling? 6. Jelaskan pengertian kantor menurut Prajudi Admosudirjo? 7. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran menurut G. R Terry? 8. Jelas dan sebutkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran? 9. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor? 10. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Organisasi, Manajemen, Komunikasi, Informasi, Personalia, Finansia, Materia, Relasi Publik 3. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai dan Relasi Publik merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan 4. Planning perencanaan, Organizing pengorganisasian, Staffing pengadaan tenaga kerja, Directing pemberian bimbingan, Coordinating pengkoordinasian, Reporting pelaporan, Budgeting penganggaran ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit 5. Actuating penggerakkan Usaha untuk mendapatkan hasil dengan penggerakkan terhadap orang lain. Actuating ini lebih lunak jika dibandingkan dengan directing atau commanding. Actuating atau penggerakkan bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan untuk memberikan motivasi dan menggerakkan bawahannya agar dalam melakukan pekerjaannya dapat dilakukan dengan sebaik mungkin dan Controlling pengawasan diartikan pengendalian merupakan sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus menerus atau berkala dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai pada rencana kerja yang sebelumnya telah disusun rapi dan mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan. 6. Prajudi Atmosudirdjo 198225, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personnel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. 7. Menurut George Terry pada tahun 1966 menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai 8. Fungsi administrasi perkantoran Fungsi rutin yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit terkadang dilakukan oleh para staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi. Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi. Fungsi Manajerial yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan. Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi suatu organisasi. 9. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. 10. Fungsi pekerjaan kantor ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan-kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap-tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN RPP Satuan Pendidikan SMK Abdi Negara Muntilan Bidang Studi Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Mata Pelajaran Kompetensi KejuruanAdministrasi Perkantoran Kelas Semester X I Pertemuan ke 89 Alokasi Waktu 4x45 menit Kode Kompetensi Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Nilai karakter yang dikembangkan Mandiri Cermat Percaya diri I. Materi Pembelajaran 1. Ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Fungsi dan peranan pekerjaan kantor II. Metode Pembelajaran Pendekatan Cooperatif Metode Ceramah III. Langkah- langkah Pembelajaran Tahap Pembelajaran Kegiatan Pembelajaran Waktu Guru Peserta didik Awal 1. Memberi salam 2. Guru memimpin doa untuk membuka pelajaran 3. Mempresensi kehadiran peserta didik 4. Memberikan motivasi dengan menayangkan vidio motivasi 5. Melakukan pengkondisian kelas dan menyampaikan topik serta tujuan pembelajaran 1. Menjawab salam 2. Peserta didik berdoa sesuai dengan kepercayaan masing- masing. 3. Memberikan informasi perihal kehadiran. 4. Memperhatikan vidio saat ditayangkan 5. Menjawab pertanyaan yang disampaikan guru 20 menit Inti Eksplorasi 1. Meminta peserta didik untuk mengemukakan 1. Peserta didik mengemukakan pendapatnya mengenai 140 menit pendapatnya tentang ruang lingkup pekerjaan kantor Elaborasi 1. Guru memberikan kesempatan tanya- jawab kepada peserta didik mengenai asas- asas pekerjaan kantor, macam- macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta Konfirmasi 1. Guru memberikan kesimpulan mengenai ruang lingkup pekerjaan kantor,Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor , macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor ruang lingkup pekerjaan kantor 1. Peserta didik bertanya tentang mengenai asas- asas pegorganisasian pekerjaan kantor, macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta 1. Peserta didik mendengarkan ulasan dari guru. Akhir 1. Guru menyampaikan materi yang akan disampaikan selanjutnya 2. Guru menyampaikan kepada peserta didik untuk 1. Peserta didik memperhatikan penjelasan guru mengenai materi selanjutnya 2. Peserta didik memperhatikan guru 20 menit mempelajari materi selanjutnya 3. Guru mengakhiri pelajaran dengan berdoa bersama 4. Guru mengakhiri dengan salam penutup 3. Peserta didik berdoa menurut kepercayaan masing- masing 4. Peserta didik menjawab salam penutup IV. Alat Bahan Sumber Bahan Sumber Referensi 1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip ‐Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta Erlangga 2. Depertemen Pendidikan dan Kebudayaaan. 1980. Tata Laksana Kantor I. Bandung Rosda Offset Alat 1. Lcd 2. Laptop 3. White board Media 1. Power point 2. Buku V. Evaluasi Evaluasi dilakukan pada saat materi sudah disampaikan kepada peserta didik atau post test. Post test digunakan untuk mengukur kemampuan peserta didik apakah materi yang disampaikan sudah dipahami oleh peserta didik atau belum. Post test diadakan secara lisan. Guru tidak menunjuk pesera didik untuk menjawab namun peserta didiklah yang menggangkat tangan untuk menjawab pertanyaan dari guru. Magelang, 24 Agustus 2016 Menyetujui Mahasiswa Wahyuti Fitriana Dwi Lestari NIP. 195703031986032007 NIM. 13802224105 LEMBAR PENILAIAN SIKAP Kompetensi Dasar 1. Memiliki motivasi internal yang menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran 2. Menunjukkan perilaku dan sikap rasa ingin tahu, tanggung jawab, kerjasama, aktif, disiplin dan santun dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 3. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari- hari sebagai wujud implementasi sikap kerja Indikator 1. Peserta didik menunjukkan rasa keingintahuannya dengan bertanya kepada teman atau guru serta banyak mencari dan membaca buku- buku pendukung materi 2. Peserta didik mengikuti arahan dan prosedur pembelajaran dengan tertib 3. Peserta didik mengikuti proses pembelajaaran dengan santun 4. Peserta didik menunjukkan sikap keberaniannya dengan menyampaikan pendapat kepada guru mengenai materi yang dipelajari 5. Peserta didik menunjukkam sikap komunikatif, aktif, percaya diri, dan santun dalam menanggapi materi yang disampaikan oleh guru No Nama Peserta didik Rasa Ingin Tahu Kerja Sama Aktif Tanggung Jawab Disiplin Santun Total Skor 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Astutin v v v v v v 2 Dellla Aziza v v v v v v 3 Erlina Nur Widyawati v v v v v v 4 Esti Nur Septiana v v v v v v v 5 Fani Fatmasari v v v v v v 6 Fitri Astuti v v v v v v 7 Gabriel Anderson Nainggolan v v v v v v 8 Hidayatus Sa’adah v v v v v v 9 Istiqomah Fil- A’syah Abdan S v v v v v v 10 Khusnul Khoriah v v v v v v 11 Lestari Puji Setianingsih v v v v v v 12 Mei Safitri v v v v v v 13 Mia Fajarin v v v v v v 14 Nada Hamida v v v v v v 15 Nia Devianti v v v v v v 16 Nida Mar’atusolihah v v v v v v 17 Niken Indah Sari v v v v v v 18 Novalia Indah Puspita sari v v v v v v 19 Nur anisa v v v v v v 20 Nuril Aulia v v v v v v 21 Nurul Rejeki Yusriati v v v v v v 22 Oktaviani Fatul Musyarofah v v v v v v 23 Puji Astuti v v v v v v 24 Renanda Lestari v v v v v v 25 Retno Tri Insriyani v v v v v v 26 Ridwan Ari Wibowo v v v v v v 27 Riris Kurniawati v v v v v v 28 Salsafilda Nabila Al Fads v v v v v v 29 Septiani v v v v v v 30 Sinta Ardin Isnaeni v v v v v v 31 Siti Magfirohtun v v v v v v 32 Vera Adela Islamia v v v v v v 33 Windi Nur Fitriawati v v v v v v 34 Wiwik Anggraeni v v v v v v 35 Yeni Agustin v v v v v v 36 Yulia Wardani v v v v v v Pedoman Penilaian Skala Penilaian 1 sd 5 Skor Minimal 6 Keterangan Skor Maksimal 30 1 = Sangat Kurang Prediksi sikap peserta didik 2 = Kurang 6- 13 Perlu perhatian khusus 3 = Cukup 14- 22 Perlu Bimbingan 4 = Baik 23- 30 Terpuji 5 = Amat Baik Jumlah Skor = Ju ah S or 30 x 100 MATERI AJAR Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor A. RUANG LINGKUP PEKERJAAN KANTOR a. Menghimpun Kegiatan mencari dan mengusahakan untuk menyediakan segala keterangan yang tadinnya belum ada atau beserakan dimana-mana, sehingga himpunan itu siap dipergunakan bilamana diperlukan. b. Mencatatat Kegiatan menulis dengan berbagai peralatan tulis tentang keterangan yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. c. Mengolah Kegiatan mengerjakan bermacam-macam keterangan dengan maksud menyajikan data dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya analisa pasar. d. Menggandakan Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah kebutuhan. e. Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan berbagai alat dari satu pihak kepada pihak lain. f. Menyimpan Kegiatan menaruh sesuatu dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman, akan tetapi mudah menemukan kembali jika diperlukan. B. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR 1. Asas sentralisasi pemusatan Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan- sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll. Keuntungan asas sentralisasi a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b. Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi. g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i. Mudah melakukan pengawasan j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha. b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit. c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e. Lambat dalam pelaksanaan tugas. 2. Asas desentralisasi pemencaran. Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknyautamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Keuntungan asas desentralisasi a. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. Kerugian asas desentralisasi a. Pekerjaan akan terlalu bebas. b. Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. d. Adanya pemborosan biaya e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3. Asas campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah Oraganisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fakultas tersebut. Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu a. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan- pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan. b. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi. A. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
B Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus
Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor – Organizing merupakan hal yang penting dalam mengembangkan perusahaan khususnya dalam mengalokasikan sumberdaya kantor yang terintegrasi. Dalam kaitannya adalah menentukan personil yang melaksanakan fungsi dari struktur organisasi. Membuat struktur organisasi sangat tergantung dengan metode manajemen apa yang sedang diterapkan di dalam kantor. berikut adalah Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor menurut Maryati, yaitu Baca informasi tentang Waralaba Makanan Jepang yang Menciptakan Peluang Usaha Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor secara umum struktur organisasi perusahaan meliputi direktur utama yang di bawahnya terdapat beberapa bagian yaitu Bagian keuangan, bagian produksi, bagian pemasaran, bagian personalia dan bagian administrasi. selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi bagimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran tersebut. Kalau secara khusus, organisasi kantor dipimpin oleh Manajer kantor yang dibawahnya didukung peran dari; pertama, divisi fasilitas fisik yaitu yang bertanggung jawab atas peralatan kantor, pengadaan dan pemeliharaan serta termasuk yang berhubungan dengan lingkungan kantor. Kedua, divisi servis yaitu yang bertanggungjawab pada kegiatan pengarsipan, pelayanan dan membantu bagian lainnya. Ketiga, divisi pengawasan kantor yaitu yang bertanggungjawab pada sistem pengawasan prosedur dan standarisasi. Keempat, personil kantor yaitu membantu bagian SDM dalam penempatan kerja, administrasi gaji dan kesejahteraan pekerja. Baca juga tentang Informasi Waralaba Makanan Jepang Terbaik di Indonesia tahun 2017 Saat ini pekerjaan kantor mengalami kompleksitas permasalahan yang disebabkan oleh kebutuhan dalam mengembangkan sebuah perusahaan seperti bagian satu melibatkan juga bagian yang lainnya, seperti halnya sebuah satu kesatuan yang menuntut semuanya menjadi terintegrasi. Untuk itu diperlukan mengorganisasikan perkerjaan agar semua pekerjaan yang terkait satu dengan yang lainnya berjalan lancar. berikut adalah metode pengorganisasian pekerjaan kantor menurut Maryati, yaitu 1. Sentralisasi Sentralisasi berarti terpusat yang mencakup semua kegiatan administrasi perkantoran dipimpin oleh satu manager. biasanya perusahaan besar menggunakan metode ini untuk menjalankan kegiatan usahanya. misalnya kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian perusahaan dilaksanakan di bagian arsip. Metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri bila diterapkan di masing-masing kantor. Kelebihan Sentralisasi yaitu pengawasan administrasi lebih mudah karena dapat dikendalikan dari satu bagian, penggunaan mesin menjadi optimal karena satu peralatan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, metode yang dapat diterapkan secara seragam, karyawan menjadi ahli di bidangnya karena hanya mengerjakan satu pekerjaan saja. Namun sentralisasi juga memiliki kekurangan, yaitu penumpukan pekerjaan di satu bagian sehingga berlarut-larut, tergantung pada satu bagian dan jika letak divisi berjauhan akan sulit sentralisasi dilaksanakan. 2. Desentraliasasi Desentralisasi merupakan lawan kata dari sentralisasi yang berarti kegiatan administrasi perkantoran diserahkan ke manajer fungsional sehingga kegiatan perkantoran dilaksanakan oleh masing-masing bagian dan dipimpin oleh manajer fungsional. Apabila organisasi berjauhan dari segi lokasi, maka metode ini sangat cocok untuk diterapkan dengan karakteristik kemandirian masing-masing bagian. namun desentralisasi memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, kelebihannya adalah urutan pekerjaan bisa dilakukan dengan skala prioritas dengan tingkan kepentingan masing-masing bagian, hemat waktu dan tidak harus berlarut-larut, setiap karyawan bisa mengerjakan pekerjaan yang harus dikerjakan dalam kantor. kelemahannya yaitu pengawasan kurang optimal, penggunaan peralatan kurang optimal dan tidak ada keseragaman kerja. baca juga artikel sebelumya prinsip anggaran kantor untuk mengendalikan biaya bahan artikel ini terdapat di dalam Maryati, manajemen perkantoran efektif, UPP STIM YKPN jogjakarta, 2014 Related
AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran
Apakah Anda tahu apa itu organisasi dalam perkantoran dan bisnis? Lalu apa saja asas organisasi? Dan bagaimana bentuk organisasi yang ada saat ini? Untuk menjawab berbagai pertanyaan tersebut, Anda bisa menyimak pembahasannya di bawah ini. Oleh karena itu simak artikel ini sampai selesai. Pengertian Organisasi Sebuah organisasi dalam perkantoran akan berjalan dengan baik jika ada 3 unsur utama, yaitu terdapat sekumpulan orang, ada maksud dan tujuan yang sudah ditetapkan, dan adanya kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka dibutuhkan adanya sistem pengorganisasian yang jelas. Yaitu dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini Susunan, status, dan kedudukan serta hubungan pejabat yang satu dengan yang lain. Kekuasaan dan tanggung jawab dari tiap departemen. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan. Pembagian pekerjaan yang seimbang. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien. Dari beberapa kriteria di atas, maka lahirlah suatu struktur dan bentuk dalam organisasi perkantoran. Maka bisa disimpulkan bahwa organisasi merupakan susunan orang atau badan dengan tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta diatur prosedur dan mekanismenya. Sehingga ada hubungan dan kerja sama dari beberapa orang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Organisasi adalah alat bagi seorang pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dari itu pimpinan / atasan yang bijaksana yaitu pimpinan yang bisa menciptakan dan memelihara organisasi yang sehat, tepat dan sempurna. Yakni suatu organisasi yang baik didalam proses pembentukan ataupun di dalam eksistensi. Selain itu juga dalam operasi bisa memenuhi asas-asas pokok pengorganisasian. Organisasi dalam perkantoran dapat dilihat dari dua segi, yakni 1 Sebagai Wadah Organisasi adalah suatu tempat di mana administrasi dan manajemen dilaksanakan. Tempat ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi. 2 Sebagai Proses Artinya menggambarkan interaksi antar anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal. Dan juga dalam rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan. Organisasi sebagai Proses Di organisasi sebagai proses ada 2 macam hubungan kerja di dalamnya, yakni a. Hubungan-hubungan Formal Hubungan jenis ini umumnya sudah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu. Misalnya secara formal pada siapa instruksi diberikan, dan laporan disampaikan. b. Hubungan-hubungan non Formal Dalam hubungan ini tak terikat kepada hierarki dan struktur organisasi. Namun didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang dibutuhkan. Agar organisasi bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan, maka hendaknya kedua macam hubungan di atas harus seimbang. Bila terlalu dominan hubungan formal, maka akan menimbulkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas dan dapat menimbulkan efek psikologis organisasi. Sementara bila terlalu menonjol hubungan non formalnya akan menghilangkan sikap harga menghargai sesuai dengan kedudukannya masing-masing. Sebuah organisasi dalam perkantoran yang baik apabila memiliki tujuan-tujuan di bawah ini Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas Untuk meningkatkan efisiensi Untuk mempermudah pengawasan Untuk menghindarkan duplikasi tugas Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan organisasi Dengan demikian ciri-ciri suatu organisasi yang baik dalam proses pelaksanaan tugas, mesti memenuhi beberapa kriteria berikut ini Terdapat tujuan yang jelas. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota. Tujuan organisasi harus bisa diterima oleh organisasi. Pembagian tugas yang seimbang, supaya tak menimbulkan frustasi. Struktur organisasi perlu disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada. Bentuk Organisasi Berikut beberapa bentuk organisasi dalam perkantoran di bawah. Untuk penjelasan lengkapnya dari bentuk organisasi ini akan kami jelaskan di artikel selanjutnya. Line Organization Organisasi Lini Line and Staff Organization Organisasi Lini dan Staf Functional Organization Organisasi Fungsional Line and Functional Organization Organisasi Lini dan Fungsional Line, Functional, and Staff Organization Organisasi Lini, Fungsional dan Staf Committee Type Organization Organisasi Komite Azas Organisasi dalam Perkantoran Berikut beberapa asas dalam suatu organisasi dalam perkantoran 1. Azas Pembagian Tugas Azas yang menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis. Sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu, perlu adanya perumusan atau pembagian tugas yang jelas. Sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, penggandaan dan kekaburan tugas. 2. Azas Fungsionalisasi Azas yang menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. Hal itu juga harus dilakukan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan 3. Azas Koordinasi Azas dalam upaya menserasikan, memadukan dan menyelaraskan, baik dalam kegiatan dan waktu serta tugas dan fungsi yang diembannya. Seperti dalam perumusan kebijaksanaan, perencanaan, pemrograman, penganggaran, pengendalian, pengawasan. 4. Azas Kesinambungan Azas yang mengharuskan tugas-tugas organisasi harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang sudah ditetapkan. Jadi harus berjalan tanpa bergantung pada seseorang atau perorangan. 5. Azas Akordion Azas yang menentukan bahwa organisasi dalam perkantoran bisa berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. 6. Azas Pendelegasian Wewenang Azas yang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. 7. Azas Keluwesan Azas dalam upaya agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan. Sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas 8. Azas Rentang Pengendalian Dimaksudkan supaya dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang jadi bawahan setiap divisi. Lalu diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seseorang pimpinan atau atasan dalam melakukan pengendalian terhadap bawahannya. Sehingga perlu adanya rasio ratio unit kerja secara hierarkie yang berbentuk piramida. Hal ini berhubungan dengan job classification, job analysis, job description, and job evaluation. Sehingga bisa dihindari adanya kemacetan dan penumpukan pekerjaan. Selain itu semua pekerjaan ada di bawah pengendalian dan jangkauan pimpinan dalam organisasi. 9. Azas Jalur dan Staf Azas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi harus dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. Baca juga Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Bisnis Demikian informasi mengenai mengenal organisasi dalam perkantoran lengkap, kami harap postingan kali ini membantu Anda. Mohon post manajemen bisnis perini disebarluaskan agar semakin banyak yang mendapat manfaat. Ternyata belajar internet itu mengasyikan, apalagi bisa punya penghasilan 20 jutaan per bulan... rasanya gimana gitu... Tapi gimana cara belajarnya?? Klik gambar di bawah untuk dapat solusinya loading...
. zeoso698mt.pages.dev/329zeoso698mt.pages.dev/288zeoso698mt.pages.dev/173zeoso698mt.pages.dev/376zeoso698mt.pages.dev/42zeoso698mt.pages.dev/397zeoso698mt.pages.dev/23zeoso698mt.pages.dev/312zeoso698mt.pages.dev/278
sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor
